Un servicio es cualquier tipo de prestación que necesita el usuario y que puede reservarse con cita previa en una franja horaria concreta.

El módulo Phygi Consultant pone a disposición dos modos diferentes de prestación de servicios:

• modo de entrega en presencia
• modo de entrega virtual

Ejemplos de servicios, que pueden prestarse en uno o ambos modos, son:

• Servicios en una Administración Pública: Renovación CIE, Cambio de Residencia, Declaraciones Sustitutorias
• Servicios en la universidad: matrícula, recogida de pergaminos, estudiantes internacionales, entrega de insignias
• Servicios en una oficina de asesoramiento: Solicite su préstamo, Información Hipotecaria, RC-Auto.

Vaya a este tutorial si necesita crear o configurar un servicio de citas

Un mostrador de asesoramiento es el lugar físico o virtual donde el asesor entra en contacto con los usuarios para prestar uno de los servicios configurados.
El mostrador es personal para cada asesor.

Por ejemplo:

• Mostradores de asesoramiento en una Administración Pública: Mostrador del Registro, Mostrador de Hacienda, Mostrador del Registro de la Propiedad
  
• Mostradores de asesoramiento en una universidad: Secretaría de alumnos, Mostrador de matrícula, Mostrador de recogida de pergaminos
• Mostradores de asesoramiento en una consulta de asesoramiento: Dr. Rossi, mostrador de préstamos, mostrador de seguros.

Todos los Cuenta de un punto pueden tener un contador personal. Sin embargo, la creación de mostradores es prerrogativa de los administradores (Org Admin y Point Admin).

Veamos cómo crear un mostrador y asociarle un miembro de Personal del punto:

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con un Cuenta Org Admin o Point Admin
2. Abra el Menú pulsando el botón superior izquierdo
3. Pulse en Configurar, justo debajo Phygi Consultant
4. Pulse sobre "Escritorio de Consultoría", luego sobre " Añadir un Escritorio de Consultoría".
5. seleccione un Punto Personal del punto entre los disponibles
6. Introduzca el identificador como se indica
7. Pulse el botón Guardar.

Consulte este artículo para ver todas las opciones de configuración disponibles para un mostrador de asesoramiento, por ejemplo, cómo gestionar su disponibilidad o las franjas horarias.

Para que un servicio sea visible en la aplicación ufirst y pueda ser reservado por los usuarios, debe estar asociado con al menos un mostrador de asesoramiento. Tanto los administradores (Org/Point Admin) como los miembros de Personal del punto (Point Personal del punto) pueden asociar un mostrador de asesoramiento con uno o más servicios. Los administradores pueden hacer esta asociación para todos los mostradores activos en el punto, los miembros de Personal del punto sólo para sus propios mostradores.

Si eres administrador:

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con su Cuenta Org Admin o Point Admin
2. Abra el Menú pulsando en el botón superior izquierdo
3. Pulse en Configurar, justo debajo Phygi Consultant
4. Pulse sobre la dirección Escritorio de Consultoría deseada
5. Pulse sobre Servicios
6. Seleccione uno o varios servicios
7. Pulse el botón Guardar.

Si es miembro de Personal del punto:

1. Conéctese a la aplicación ufirst Point Manager con suPunto Cuenta Personal del punto
2. Abra el Menú pulsando en el botón superior izquierdo
3. Pulse sobre el elemento Phygi Consultant
4. Toca tu Escritorio de Consultoría
5. Pulse sobre Servicios
6. Seleccione uno o varios servicios
7. Pulse el botón Guardar.

¡Es hora de atender su primera reserva con ufirst! He aquí cómo gestionar las citas, presenciales o virtuales, en su punto ufirst con la aplicación ufirst Point Manager.

• Acceda a la aplicación ufirst Point Manager con su empresa Cuenta ufirst
• Abra el menú de la aplicación con el botón superior izquierdo y seleccione la opción Phygi Consultant
• Haga clic en su mostrador de asesoramiento para abrir la lista de citas de hoy.

Una vez que abra el contador, verá, ordenadas cronológicamente, todas sus citas actuales.

Las citas pueden ser de dos tipos:

• a distancia en Virtual Room. Estas citas están marcadas con un icono que representa una cámara
• entregadas en su oficina física. Estas citas están marcadas con un icono que representa unagenda.

Si pulsa sobre una reserva, verá los datos facilitados por el usuario durante el proceso de reserva (por ejemplo, nombre o número de teléfono).

Advertir a un usuario

La función Preaviso permite enviar una notificación al dispositivo del usuario invitándole a dirigirse a la sala de espera y prepararse para ser atendido en breve. El envío de la notificación de preaviso al usuario es especialmente útil en los casos en los que los turnos en el mostrador son muy largos o en los que el usuario dispone de un plazo largo para realizar una reserva y corre el riesgo de olvidarla.
Nota: las reservas realizadas con el correo electrónico como único canal de comunicación no reciben preaviso. 

a. Preaviso manual

El operador, cuando el turno actual está a punto de terminar, envía la notificación de preanuncio al siguiente usuario de la cola tocando su reserva y seleccionando el botón naranja "Preanunciar". La cita de un usuario preanunciado se marca con el color naranja y el icono del sobre de la carta. La hora que aparece en la reserva indica cuánto tiempo ha transcurrido desde que el usuario recibió el preaviso.

b. Preaviso automático

Cuando se activa la función de preaviso automático, los usuarios recibirán automáticamente un aviso X minutos (por ejemplo, 30) antes del inicio de su cita. Así, el operador sabe que cada usuario que haya reservado una cita recibirá automáticamente un preaviso X minutos antes de la cita y podrá concentrarse únicamente en la llamada.

Si no se llama a una cita anunciada previamente en los 10 minutos siguientes a la hora de inicio de la cita, aparecerá una señal roja de advertencia en el ticket virtual, que llamará inmediatamente la atención del operador.

NB. es posible solicitar la activación de la funcionalidad de aviso automático siguiendo estas instrucciones.

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Llamar a un usuario

Como ya se ha mencionado, una vez que abra el contador, verá, ordenadas cronológicamente, todas sus citas actuales.

La hora de la cita se colorea de naranja diez minutos antes del inicio de la misma; de este modo, siempre sabrá cuál es la siguiente cita (¡o las siguientes!) que debe atender.

Puede llamar a un usuario a la vez, sin seguir necesariamente el orden cronológico propuesto por las listas y sin avisarle necesariamente con antelación (véase el apartado anterior), tocando sobre la reserva y eligiendo la opción Llamar a.

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Al servicio del usuario

Tras llamar al usuario, éste puede acudir o no al mostrador de asesoramiento:

• Si el usuario está presente, y para iniciar el servicio, pulse el botón verde Presente para indicar que el usuario está presente. A continuación, atiende al usuario. Al final del servicio, cuando esté listo para pasar al siguiente usuario, pulse el botón verde Finalizar servicio para marcar el servicio como finalizado. El sistema registrará la duración del servicio.

• Si se llama al usuario pero no acude al mostrador, pulse el botón rojo Aquí no. Esta acción marca al usuario como'no presente' y permite atender a otro usuario.

Advertir a un usuario

La función de preaviso permite enviar una notificación al dispositivo del usuario invitándole a acceder a Virtual Room. El envío de la notificación previa es esencial para que el usuario pueda acceder a Virtual Room.

N.B.: las reservas efectuadas con el correo electrónico como único canal de comunicación no reciben preaviso. 

a. Preaviso manual 

El operador, cuando el turno actual está a punto de terminar, envía la notificación de preanuncio al siguiente usuario de la cola tocando su reserva y seleccionando el botón naranja "Preanunciar". La reserva de un usuario preanunciado se marca con el color naranja y el icono del sobre. La hora que aparece en la reserva indica cuánto tiempo ha transcurrido desde que el usuario recibió el preaviso.

b. Preaviso automático

Cuando se activa la función de preaviso automático, los usuarios recibirán automáticamente un aviso X minutos (por ejemplo, 30) antes del inicio de su cita. Así, el operador sabe que cada usuario que haya reservado una cita recibirá automáticamente un preaviso X minutos antes de la cita y podrá concentrarse únicamente en la llamada.

Si no se llama a una cita anunciada previamente en los 10 minutos siguientes a la hora de inicio de la cita, aparecerá una señal roja de advertencia en el ticket virtual, que llamará inmediatamente la atención del operador.

NB. es posible solicitar la activación de la funcionalidad de aviso automático siguiendo estas instrucciones.

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Llamar a un usuario

Una vez avisado, espere a que el usuario haya iniciado sesión en Virtual Room. Una notificación le avisará en cuanto el usuario esté listo para la cita y la reserva se volverá azul.
¡Ya casi está! Pulse sobre la reserva preavisada para acceder a la página de preparación en meeting.

En la página de preparación en meeting se puede ver:

• en la parte izquierda, todos los datos relativos a la cita y al usuario que la ha reservado. Si está activa, también puede acceder al Data Explorer para consultar datos en profundidad sobre el usuario, ver el historial de citas anteriores y sus notas
• derecha, el encuadre de su cámara, los controles para desactivar el micrófono y la webcam y, por último, el botón morado "Llamar y entrar" en Virtual Room para acceder a la web virtual meeting .

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Iniciar videollamada

Ahora que se encuentra en la página de preparación de meeting, pulse sobre el botón morado 'Llamar y entrar en Virtual Room ' para acceder a la página virtual meeting .

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Virtual Room

El sitio Virtual Room es la sala virtual en la que puedes reunirte con tus usuarios que hayan reservado una cita a distancia.
Durante la videollamada con el usuario puedes tomar notas, mantener un chat directo con él o mostrarle tu flujo de vídeo.

¡Vea este tutorial para conocer la experiencia dentro de Virtual Room!

Si el usuario llega tarde para conectarse a Virtual Room (y por lo tanto su reserva no está coloreada en azul) o para acudir a su oficina física en el caso de una cita en oficina, puede tocar sobre la reserva y marcar al usuario como ausente a través del botón rojo "No está aquí".
El usuario recibirá inmediatamente una notificación de que su turno ha sido perdido y que debe realizar una nueva reserva.

Lista de usuarios no presentes

Puede consultar, en cualquier momento, la lista de reservas de los usuarios que haya marcado como no presentes pulsando sobre el último botón situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Como ya se ha mencionado, en la pantalla principal de su mostrador de asesoramiento encontrará inmediatamente una lista de todas sus citas de hoy.
Sin embargo, puede que necesite ver cuáles y cuántas citas tiene mañana, la semana que viene o dentro de un mes; para ello, sólo tiene que tocar el primer botón (con forma de agenda) en la parte superior derecha de la pantalla.
Se le redirigirá a la página "Próximas citas", donde tendrá una lista de todas las citas futuras. Puede filtrar las citas por servicio, fecha de la cita o parámetros de reserva introducidos por el usuario (su nombre, por ejemplo).