¿Cómo crear y configurar un servicio?

En esta guía aprenderá a crear un nuevo servicio para su punto ufirst con la aplicación ufirst Point Manager.

1. ¿Qué es un servicio?

Tras activar la aplicación ufirst Point Manager con la guía correspondiente, para configurar el módulo Phygi Service primero debe crear los servicios de reserva ofrecidos a los clientes en su punto.

Un servicio es cualquier tipo de prestación que necesita un usuario; puede reservarse en una franja horaria concreta o prestarse a usuarios que prácticamente han hecho cola.

El módulo Phygi Service pone a disposición del usuario dos modos diferentes de cola cola virtual y citasUn servicio presencial programado permite al usuario reservar una cita que será entregada en persona en su oficina.Un servicio virtual programado, por otro lado, permite al usuario reservar una cita que será entregada remotamente dentro de su oficina. Virtual Room.

Por ejemplo:

• Servicios en una Administración Pública: Renovación CIE, Cambio de Residencia, Declaraciones Sustitutorias
• Servicios en la universidad: matrícula, recogida de pergaminos, estudiantes internacionales, entrega de insignias
• Servicios en una oficina de asesoramiento: Solicite su préstamo, Información Hipotecaria, RC-Auto.

2. ¿Cómo crear un nuevo servicio?

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con un Cuenta que tenga permisos de administrador de punto o administrador de organización.
2. Abra el menú lateral pulsando el botón situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Pulse Configurar en Phygi Service para abrir la página Configurar Phygi Service
4. En la página Configurar Phygi Service , seleccione la pestaña Servicios, junto a Contadores, en la barra de la parte superior de la pantalla
5. Pulse el botón "+ Añadir un servicio" para acceder a la página Añadir un servicio.

2.1 Configurar un servicio de cola virtual

En la página Añadir un servicio se le pedirá que rellene los siguientes campos:

1. Tipo: "Fila virtual" o "Programada" (es decir, cita). La aplicación selecciona automáticamente "Fila virtual".
2. Nombre del servicio: introduzca aquí el nombre del servicio de reserva que desea ofrecer a sus clientes (Ejemplo: 'Quick Checkout')
3. Identificador: Servir para identificar unívocamente el servicio en los sistemas ufirst (NO visible para los clientes y NO modificable tras su creación). El identificador se rellenará automáticamente a partir del nombre elegido para el servicio. Por ejemplo, para el nombre "Recogida de paquetes" el identificador será "fast cash".
4. Código: Servir para identificar el servicio mediante un código formado por un máximo de tres letras mayúsculas (Ejemplo: 'R', 'RP', o 'RPA'). Este código será visualizado por los usuarios y por Personal del punto en la reserva virtual
5. Duración del servicio: seleccione una duración en minutos para su servicio entre las propuestas. NOTA. Para los servicios de Cola Virtual la duración no es relevante, usted decide cuánto dura el servicio de un usuario en su mostrador. La duración de un servicio de Cola Virtual Servir para evitar que los usuarios reserven un lugar en una cola x minutos antes de la hora de cierre, donde x es igual a la duración del servicio que usted ha fijado.
6. Visibilidad del servicio: "Visible" u "Oculto". Un servicio oculto no es visible para los usuarios en la página de su aplicación ufirst. Para que el servicio pueda reservarse, hágalo visible mediante el selector correspondiente (que debe ponerse en verde)
7. Permitir notificaciones por SMS: permite a los clientes que realicen una reserva introducir un número de teléfono en el que recibir notificaciones por SMS de avisos y llamadas.
8. Una vez introducidos todos los datos necesarios, guárdelos utilizando el botón azul situado en la parte inferior de la pantalla.

¡Bien hecho! Ha creado y configurado su servicio Virtual Row.

Para gestionar las reservas, basta con asociarlas al menos a un contador; si no sabe cómo hacerlo, lea la sección "Cómo asociar un contador a uno o varios servicios" de este artículo.

2.2 Configurar un servicio programado (en presencia)

En la página Añadir un servicio se le pedirá que rellene los siguientes campos:

1. Tipo: "Fila virtual", "Programada" (cita con entrega presencial) o "Programada virtual" (cita con entrega a distancia). La aplicación selecciona automáticamente "Fila virtual", pero puede elegir "Programada" en el menú desplegable.
2. Nombre del servicio: introduzca aquí el nombre del servicio de reserva que desea ofrecer a sus clientes (Ejemplo: "Recogida de paquetes")
3. Identificador: Servir para identificar unívocamente el servicio en los sistemas ufirst (NO visible para los clientes y NO modificable tras su creación). El identificador se rellenará automáticamente a partir del nombre elegido para el servicio. Por ejemplo, para el nombre "recogida de paquetes" el identificador será "recogida de paquetes".
4. Código: Servir para identificar el servicio mediante un código formado por un máximo de tres letras mayúsculas (Ejemplo: 'R', 'RP', o 'RPA'). Este código será visualizado por los usuarios y por Personal del punto en la reserva virtual
5. Duración del servicio: seleccione una duración en minutos para su servicio NB de entre las propuestas. La duración del servicio no es vinculante, usted decide cuánto dura el servicio de un usuario en su mostrador
6. Visibilidad del servicio: "Visible" u "Oculto". Un servicio oculto no es visible para los usuarios en la página de su aplicación ufirst. Para permitir que se reserve el servicio, hágalo visible utilizando el selector correspondiente (que debe ponerse verde)
7. Permitir notificaciones por SMS: permite a los clientes que realicen una reserva introducir un número de teléfono en el que recibir notificaciones por SMS de avisos y llamadas.
8. Tiempo de preparación antes de una cita: establezca cuántos minutos son necesarios para preparar una cita utilizando el cuadro desplegable. Puede anular esta función seleccionando el valor "0 minutos".
9. Tiempo de reprocesamiento después de una cita: utilice el cuadro desplegable para establecer cuántos minutos deben transcurrir después de una cita antes de que se realice otra. Puede anular esta función seleccionando el valor "0 minutos".
10. Antelación mínima de reserva: Servir para evitar reservas de última hora. Puede solicitar a los usuarios que reserven hasta con 4 días de antelación introduciendo un valor en minutos en el campo correspondiente. Puede anular esta función introduciendo el número "0" (minutos).
11. Una vez introducidos todos los datos necesarios, guárdelos utilizando el botón azul situado en la parte inferior de la pantalla.

2.3 Configurar un servicio virtual programado

En la página Añadir un servicio se le pedirá que rellene los siguientes campos:

1. Tipo: "Fila virtual", "Programada" (cita con entrega en persona) o "Programada virtual" (cita con entrega a distancia). La app selecciona automáticamente "Programada", pero puede elegir "Programada virtual" a través del menú desplegable
2. Nombre del servicio: introduzca aquí el nombre del servicio de reserva que desea ofrecer a sus clientes (Ejemplo: "Asistencia financiera")
3. Identificador: Servir para identificar unívocamente el servicio en los sistemas ufirst (NO visible para los clientes y NO modificable tras su creación). El identificador se rellenará automáticamente a partir del nombre elegido para el servicio. Por ejemplo, para el nombre "Asistencia financiera" el identificador será "asistencia financiera".
4. Código: Servir para identificar el servicio mediante un código formado por un máximo de tres letras mayúsculas (Ejemplo: 'A', 'AF', o 'AFI'). Este código será visualizado por los usuarios y por Personal del punto en la reserva virtual.
5. Duración del servicio: seleccione una duración en minutos para su servicio NB de entre las propuestas. La duración del servicio no es vinculante, usted decide cuánto dura el servicio de un usuario en su mostrador
6. Visibilidad del servicio: "Visible" u "Oculto". Un servicio oculto no es visible para los usuarios en la página de su aplicación ufirst. Para permitir que se reserve el servicio, hágalo visible utilizando el selector correspondiente (que debe ponerse verde)
7. Permitir notificaciones por SMS: permite a los clientes que realicen una reserva introducir un número de teléfono en el que recibir notificaciones por SMS de avisos y llamadas.
8. Cámara obligatoria para el usuario: si esta opción está activada, el usuario debe disponer de un dispositivo con cámara integrada o de una cámara web externa para ser atendido en Virtual Room.
9. Tiempo de preparación antes de una cita: establezca cuántos minutos son necesarios para preparar una cita utilizando el cuadro desplegable. Puede anular esta función seleccionando el valor "0 minutos".
10. Tiempo de reprocesamiento después de una cita: utilice el cuadro desplegable para establecer cuántos minutos deben transcurrir después de una cita antes de que se realice otra. Puede anular esta función seleccionando el valor "0 minutos".
11. Antelación mínima de reserva: Servir para evitar reservas de última hora. Puede solicitar a los usuarios que reserven hasta con 4 días de antelación introduciendo un valor en minutos en el campo correspondiente. Puede anular esta función introduciendo el número "0" (minutos).
12. Una vez introducidos todos los datos necesarios, guárdelos utilizando el botón azul situado en la parte inferior de la pantalla.

3. Establecer un calendario

El último paso para configurar un servicio de citas (presenciales o virtuales) es asociar un calendario al servicio. Si no dispone de calendario, es necesario crear uno. Puede configurar tantos calendarios como necesidades tenga su organización y, en su caso, elegir uno para asociarlo a su servicio. Para crear un calendario vaya a la página Configurar Phygi Service (menú -> configurar), seleccione la pestaña Servicios y pulse sobre un servicio para acceder a su configuración.

1. Pulse Calendario para acceder a la página Seleccionar un calendario
2. Pulsa + Añadir nuevo calendario
3. Nombre: introduzca un nombre para este nuevo calendario
4. Capacidad por franja horaria: elija una capacidad para las franjas horarias de reserva (Ejemplo: capacidad = 1 significa que cada franja horaria sólo puede reservarse una vez, es decir, por un usuario).
5. Días de disponibilidad: Especifique por días cuántos días naturales (entre 1 y 28) puede reservar para este calendario
6. Franjas horarias por hora: Elija, entre los valores propuestos, en cuántas partes dividir una hora y genere las franjas horarias deseadas en consecuencia (Ejemplo: si elige el valor 4 entonces este calendario tendrá 4 franjas horarias en una hora, es decir .00 .15 .30 .45)
7. Guardar utilizando el botón azul de guardar en la parte inferior de la pantalla.
8. Pulse el botón Atrás situado en la parte superior izquierda de la pantalla para volver a la página Seleccionar un calendario.
9. En la página Seleccionar un calendario , seleccione el calendario recién creado de la lista haciendo clic en el nombre elegido.

¡Bien hecho! ¡Ha creado y configurado su servicio con cita previa!

Para gestionar las reservas, basta con asociarlas al menos a un contador; si no sabe cómo hacerlo, lea la sección "Cómo asociar un contador a uno o varios servicios" de este artículo.

4. Configuración avanzada

Ahora que sus servicios han sido creados y configurados, puede elegir personalizar otros aspectos de la experiencia de reserva:

1. Parámetros adicionales de reserva
2. Horario de apertura de un servicio
3. Días en que un servicio está cerrado
4. Solicitar la activación de la función de Notificación Previa Automática(¿Qué es la Notificación Previa Automática?).

5. ¿Cómo archivar (eliminar) un servicio?

El archivo del servicio se realiza cuando se desea interrumpir el servicio de forma permanente. El servicio se ocultará de todas las aplicaciones y los usuarios ya no podrán reservarlo. Para ser archivado, no debe haber reservas activas para el servicio. Los datos y estadísticas del servicio archivado no se eliminarán.

Para archivar un servicio, siga estas instrucciones:

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con un Cuenta que tenga permisos de administrador de punto o administrador de organización.
2. Abra el menú lateral pulsando el botón situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Pulse Configurar en Phygi Service para abrir la página Configurar Phygi Service
4. En la página Configurar Phygi Service, seleccione la pestaña"Servicios", junto a "Contadores", en la barra de la parte superior de la pantalla
5. Elija y pulse sobre el servicio que desea archivar
6. Pulse el botón con forma de recuadro situado en la parte superior derecha de la pantalla
7. Haga clic en el botón Archivar. Recuerde que si archiva un servicio, NO podrá volver a gestionarlo ni modificarlo.