Un servicio es cualquier tipo de prestación que necesita un usuario; puede reservarse en una franja horaria concreta o prestarse a usuarios que prácticamente han hecho cola.

El módulo Phygi Service pone a disposición del usuario dos modos de cola: cola virtual y citas.
Las citas pueden concertarse en persona o a distancia dentro de Virtual Room.

Por ejemplo:

• Servicios en una Administración Pública: Renovación CIE, Cambio de Residencia, Declaraciones Sustitutorias
• Servicios en la universidad: matrícula, recogida de pergaminos, estudiantes internacionales, entrega de insignias
• Servicios en una oficina de asesoramiento: Solicite su préstamo, Información Hipotecaria, RC-Auto.

Un mostrador es el lugar físico donde el operador entra en contacto con los usuarios para prestar el servicio. El mostrador puede ser individual o compartido por varios operadores. El nombre del mostrador llamante aparecerá tanto en el ticket digital como en el monitor (si está incluido).

Por ejemplo:

• Mostradores en una administración pública: mostrador del Registro, mostrador de Hacienda, mostrador del Registro de la Propiedad
  
• Mostradores en una Universidad: Secretaría de Alumnos, Mostrador de Matrícula, Oficina de Recogida de Pergaminos
• Mostradores de asesoramiento: Dr. Rossi, mostrador de préstamos, mostrador de seguros.

Para ser visible en la aplicación ufirst y poder ser reservado por los usuarios, un servicio debe estar asociado con al menos un contador. Solo los administradores (Org Admin y Point Admin) pueden asociar un contador a uno o varios servicios a través del menú de configuración de la aplicación ufirst Point Manager.

Veamos cómo:

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con un Cuenta Org Admin o Point Admin
2. Abra el Menú pulsando en el botón superior izquierdo
3. Pulse en Configurar, justo debajo Phygi service
4. Toque la puerta deseada
5. Pulse sobre Servicios
6. Seleccione uno o varios servicios
7. Pulse el botón Guardar.

Bien, ha asociado uno o varios servicios de reserva a su mostrador.

Los administradores(Org Admin y Point Admin) pueden ver y gestionar todos los contadores del módulo Phygi Service presentes en un punto ufirst. Los miembros de Personal del punto , en cambio, no; sólo ven y utilizan los contadores que los administradores les han asignado. De hecho, sólo los administradores pueden asociar un miembro de Personal del punto (Punto Personal del punto ) a los contadores del móduloPhygi Service a través del menú de configuración de la aplicación ufirst Point Manager.

Veamos cómo:

1. Inicie sesión en la aplicación ufirst Point Manager con un Cuenta Org Admin o Point Admin
2. Abra el Menú pulsando en el botón superior izquierdo
3. Pulse en Configurar, justo debajo Phygi Service
4. Toque la puerta deseada
5. Pulse sobre el elemento Personal del punto
6. Seleccione uno o varios miembros del Personal del punto
7. Pulse el botón Guardar.

Bravo. Ha asociado correctamente un contador a su Personal del punto. Ahora el Punto Personal del punto o los Puntos Personal del punto seleccionados podrán gestionar todos los servicios (tanto expedientes virtuales como citas) proporcionados por los contadores configurados. En esta guía, le recordaremos cómo asignar compañeros y empleados a diferentes roles a través de ufirst Business Admin.

¡Es hora de servir su primer ticket con ufirst! A continuación le explicamos cómo gestionar las colas, las citas en la oficina y las citas a distancia a través de un mostrador en su punto ufirst con la aplicación ufirst Point Manager.

• Abra el Menú con el botón superior izquierdo y seleccione el módulo Phygi Service.
• En la página contadores se muestran todos los contadores asociados a tu Cuenta si eres un Punto Personal del punto; (si eres un Org Admin o Point Admin, verás todos los contadores existentes). Para cada contador, se muestra el nombre y si está actualmente abierto o cerrado. Haz clic en el contador deseado para abrir la lista de reservas y empezar a mover a tus usuarios por la cola.

• Cada dispositivo sólo puede abrir una puerta a la vez. Si intenta abrir una puerta que ya ha sido abierta en otro dispositivo, se le pedirá que fuerce el cierre de la misma puerta. Una vez cerrada, podrá volver a abrirla en el dispositivo actual. El dispositivo que había abierto previamente la puerta volverá automáticamente a la pantalla de Puertas.

Una vez abierto su contador, verá, por orden cronológico, todas las reservas de los servicios asociados al mismo. En la columna de la izquierda encontrará las reservas de un servicio de cola virtual, mientras que en la columna de la derecha encontrará las citas, tanto internas como a distancia.

Si pulsa sobre una reserva, verá los datos facilitados por el usuario durante el proceso de reserva (por ejemplo, nombre o número de teléfono).

Si te encuentras gestionando un gran número de reservas, la interfaz de tu contador no mostrará a los últimos usuarios de la cola al final de la lista. ¡Pero no tema! Recuerda que las reservas se ordenan cronológicamente, por lo que si empiezas atendiendo a los primeros usuarios de la lista, la interfaz irá mostrando progresivamente a los últimos.

Advertir a un usuario

La función Preaviso permite enviar una notificación al dispositivo del usuario invitándole a dirigirse a la sala de espera y prepararse para ser atendido en breve. El envío de la notificación de preaviso al usuario es especialmente útil en los casos en que los turnos en el mostrador son muy largos, como en las oficinas de asesoramiento, pero también en los servicios de alta frecuencia con un flujo continuo de usuarios en el mostrador.

a. Preaviso manual

El operador, cuando el turno actual está a punto de terminar, envía la notificación de preanuncio al siguiente usuario de la cola tocando su reserva y seleccionando el botón naranja "Preanunciar". La reserva de un usuario preanunciado se marca con el color naranja y el icono de una letra. La hora que aparece en la reserva indica cuánto tiempo ha transcurrido desde que el usuario recibió el preaviso.

b. Preaviso automático

Cola virtual: cuando se activa la función de preanuncio automático en un servicio de cola virtual, el sistema preanuncia automáticamente a los N primeros usuarios de la cola (por ejemplo, 2) para ese servicio. De este modo, el operador no tiene que preocuparse de preanunciar a los usuarios de la cola: en cuanto empiece el servicio de un usuario, el inmediatamente posterior será preanunciado automáticamente.

Si no se llama a una cita anunciada previamente en los 10 minutos siguientes a la hora de inicio de la cita, aparecerá una señal roja de advertencia en el ticket virtual, que llamará inmediatamente la atención del operador.

NB. es posible solicitar la activación de la funcionalidad de aviso automático siguiendo estas instrucciones.

Llamar a un usuario

En la columna de la izquierda, los usuarios se clasifican siempre según el orden en que llegaron a la cola y se identifican por un número secuencial (o, si están presentes, por su indicativo).

Puede llamar a un usuario a la vez, sin seguir necesariamente el orden cronológico propuesto por la lista, pulsando sobre la reserva y eligiendo la opción Llamar a.

Al servicio del usuario

Tras llamar al usuario, éste puede acudir o no al mostrador:

• Si el usuario está presente, y para iniciar el servicio, pulse el botón verde Presente para indicar que el usuario está presente. A continuación, atiende al usuario. Al final del servicio, cuando esté listo para pasar al siguiente usuario, pulse el botón verde Finalizar servicio para marcar el servicio como finalizado. El sistema registrará la duración del servicio.

• Si se llama al usuario pero no acude al mostrador, pulse el botón rojo Aquí no. Esta acción marca al usuario como'no presente' y permite atender a otro usuario.

Advertir a un usuario

La función Preaviso permite enviar una notificación al dispositivo del usuario invitándole a dirigirse a la sala de espera y prepararse para ser atendido en breve. El envío de la notificación de preaviso al usuario es especialmente útil en los casos en los que los turnos en el mostrador son muy largos o en los que el usuario dispone de un plazo largo para realizar una reserva y corre el riesgo de olvidarla.
Nota: las reservas realizadas con el correo electrónico como único canal de comunicación no reciben preaviso. 

a. Preaviso manual

El operador, cuando el turno actual está a punto de terminar, envía la notificación de preanuncio al siguiente usuario de la cola tocando su reserva y seleccionando el botón naranja "Preanunciar". La cita de un usuario preanunciado se marca con el color naranja y el icono del sobre de la carta. La hora que aparece en la reserva indica cuánto tiempo ha transcurrido desde que el usuario recibió el preaviso.

b. Preaviso automático

Cuando se activa la función de preaviso automático, los usuarios recibirán automáticamente un aviso X minutos (por ejemplo, 30) antes del inicio de su cita. Así, el operador sabe que cada usuario que haya reservado una cita recibirá automáticamente un preaviso X minutos antes de la cita y podrá concentrarse únicamente en la llamada.

Si no se llama a una cita anunciada previamente en los 10 minutos siguientes a la hora de inicio de la cita, aparecerá una señal roja de advertencia en el ticket virtual, que llamará inmediatamente la atención del operador.

NB. es posible solicitar la activación de la funcionalidad de aviso automático siguiendo estas instrucciones.

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Llamar a un usuario

Como ya se ha mencionado, una vez que abra el contador, verá, en orden cronológico, todas sus citas actuales.

La hora de la cita se colorea de naranja diez minutos antes del inicio de la misma; de este modo, siempre sabrá cuál es la siguiente cita (¡o las siguientes!) que debe atender.

Puede llamar a un usuario a la vez, sin seguir necesariamente el orden cronológico propuesto por las listas y sin avisarle necesariamente con antelación (véase el apartado anterior), tocando sobre la reserva y eligiendo la opción Llamar a.

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Al servicio del usuario

Tras llamar al usuario, éste puede acudir o no a su mostrador:

• Si el usuario está presente, y para iniciar el servicio, pulse el botón verde Presente para indicar que el usuario está presente. A continuación, atiende al usuario. Al final del servicio, cuando esté listo para pasar al siguiente usuario, pulse el botón verde Finalizar servicio para marcar el servicio como finalizado. El sistema registrará la duración del servicio.

• Si se llama al usuario pero no acude al mostrador, pulse el botón rojo Aquí no. Esta acción marca al usuario como'no presente' y permite atender a otro usuario.

Advertir a un usuario

La función de preaviso permite enviar una notificación al dispositivo del usuario invitándole a acceder a Virtual Room. El envío de la notificación previa es esencial para que el usuario pueda acceder a Virtual Room.

N.B.: las reservas efectuadas con el correo electrónico como único canal de comunicación no reciben preaviso. 

a. Preaviso manual 

El operador, cuando el turno actual está a punto de terminar, envía la notificación de preanuncio al siguiente usuario de la cola tocando su reserva y seleccionando el botón naranja "Preanunciar". La reserva de un usuario preanunciado se marca con el color naranja y el icono del sobre. La hora que aparece en la reserva indica cuánto tiempo ha transcurrido desde que el usuario recibió el preaviso.

b. Preaviso automático

Cuando se activa la función de preaviso automático, los usuarios recibirán automáticamente un aviso X minutos (por ejemplo, 30) antes del inicio de su cita. Así, el operador sabe que cada usuario que haya reservado una cita recibirá automáticamente un preaviso X minutos antes de la cita y podrá concentrarse únicamente en la llamada.

Si no se llama a una cita anunciada previamente en los 10 minutos siguientes a la hora de inicio de la cita, aparecerá una señal roja de advertencia en el ticket virtual, que llamará inmediatamente la atención del operador.

NB. es posible solicitar la activación de la funcionalidad de aviso automático siguiendo estas instrucciones.

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Llamar a un usuario

Una vez avisado, espere a que el usuario haya iniciado sesión en Virtual Room. Una notificación le avisará en cuanto el usuario esté listo para la cita y la reserva se volverá azul.
¡Ya casi está! Pulse sobre la reserva preavisada para acceder a la página de preparación en meeting.

En la página de preparación en meeting se puede ver:

• en la parte izquierda, todos los datos relativos a la cita y al usuario que la ha reservado. Si está activa, también puede acceder al Data Explorer para consultar datos en profundidad sobre el usuario, ver el historial de citas anteriores y sus notas
• derecha, el encuadre de su cámara, los controles para desactivar el micrófono y la webcam y, por último, el botón morado "Llamar y entrar" en Virtual Room para acceder a la web virtual meeting .

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Iniciar videollamada

Ahora que se encuentra en la página de preparación de meeting, pulse sobre el botón morado 'Llamar y entrar en Virtual Room ' para acceder a la página virtual meeting .

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Virtual Room

La Virtual Room es la sala virtual en la que puedes reunirte con tus clientes que han reservado una cita a distancia.
Durante la videollamada con tu cliente puedes tomar notas, tener un chat directo con él o mostrarle tu flujo de vídeo.

¡Vea este tutorial para conocer la experiencia dentro de Virtual Room!

Lista de usuarios no presentes

Puede consultar en cualquier momento la lista de reservas de los usuarios que haya marcado como "no presentes".

¡Enhorabuena! Acaba de completar la guía de utilización del módulo Phygi Service¡! A partir de ahora, ¡sus usuarios estarán listos para NO hacer cola en su punto ufirst!