Experiencia de la Personal del punto

Personal del punto necesario

Para gestionar mejor la cola en la entrada de su establecimiento, hemos identificado dos papeles que su Personal del punto puede desempeñar para acoger mejor a sus usuarios:

el conserje: es el encargado de la cola, su tarea consistirá en llamar a los usuarios de la cola desde la aplicación ufirst Point Manager:
el encargado de las colas: se encarga de informar a los usuarios que llegan a la instalación sobre cómo hacer cola y de que reserven su sitio en la fila.

Si no es posible desplegar dos recursos, el conserje realizará ambas tareas.

Aplicación ufirst Point Manager

La página de gestión de entradas de la aplicación ufirst Point Manager muestra tres listas de reservas:

Autorizado a entrar:
Alberga las entradas de los usuarios que han sido llamados a entrar en la instalación.
Esta lista tiene dos fuentes:

Lista programada: los usuarios que hayan reservado a una hora preestablecida serán transferidos automáticamente a la hora preestablecida .
Lista de espera: los usuarios que se han puesto en cola a través de la aplicación Point Manager o que se han puesto en cola ellos mismos a distancia son transferidos manualmente por el conserje cuando hay oportunidad de dejarles entrar en la instalación.

En espera:
Contiene la lista de usuarios en cola pero aún no autorizados a entrar. El usuario en cola En espera tendrá que ser movido manualmente a Autorizado a entrar con el botón Llamar. El usuario será entonces avisado y se presentará en la entrada, mostrando su número. El conserje deberá seleccionar al usuario de la lista y marcarlo como presente pulsando el botón verde de marcar. Opcionalmente, puede indicar el número de personas que han entrado con él, con el contador correspondiente. Si el usuario no se presenta dentro del tiempo de tolerancia establecido, la entrada correspondiente se borrará automáticamente de la lista (la reserva del usuario seguirá siendo visible en su app ufirst).

Programado:
Contiene la lista de usuarios que han reservado a una hora programada, pero aún no están autorizados a entrar. El usuario en la cola Programado estará automáticamente en Autorizado a entrar a la hora programada, y podrá presentarse al conserje mostrando su número para poder entrar. El conserje deberá seleccionar al usuario de la lista y marcarlo como presente pulsando el botón verde de verificación. Opcionalmente, puede indicar el número de personas que han entrado con él, con el contador correspondiente. Si el usuario no se presenta dentro del tiempo de tolerancia establecido, la entrada correspondiente se borrará automáticamente de la lista (la reserva del usuario seguirá siendo visible en su app ufirst).

Reservar un lugar en la cola para las diferentes categorías de usuarios

Los usuarios pueden ponerse en cola a través de la aplicación ufirst Point Manager en cuatro tipos de archivo diferentes:

Cola virtual: usuarios que prefieren esperar su turno a distancia y que facilitan a la conserjería un número de teléfono o una dirección de correo electrónico en la que recibir el billete virtual y las notificaciones de aviso y llamada. Su código de ticket virtual irá precedido de IN (por ejemplo, el número IN11). Estos usuarios aparecerán en la lista de Espera y serán transferidos manualmente por el conserje a la lista de Autorizados a Entrar cuando sea su turno;

Fila Sul Posto: usuarios que no facilitan su número de teléfono al conserje y prefieren esperar su turno haciendo cola físicamente cerca de la entrada. Su código de entrada virtual irá precedido de ST (por ejemplo, el número ST12). Estos usuarios aparecerán en la lista de Espera y serán transferidos a la lista de Autorizados a entrar manualmente por el conserje. Recomendamos combinar este tipo de cola con el parámetro de reserva Nombre para no tener que recordar al usuario su número de serie y que el conserje pueda llamar a los usuarios en cola por su nombre cuando sea su turno. Si utiliza la aplicación ufirst Monitor , ¡el nombre también aparecerá en la pantalla!
Prioridad: usuarios que tienen derecho a un acceso prioritario a la instalación (por ejemplo, personas mayores, fuerzas del orden y personal sanitario). Estos usuarios aparecerán inmediatamente en la lista de Autorizados a entrar y su código de entrada virtual irá precedido de una P (por ejemplo, P1);
Fila Programada: usuarios que prefieren elegir una franja horaria para entrar en la instalación, si está disponible. Estos usuarios aparecerán en la lista Programados y su código de entrada virtual irá precedido de una T (por ejemplo, T4) y acompañado de la hora de entrada elegida (por ejemplo, 15:00). Estos usuarios pasarán automáticamente a la lista de Autorizados a entrar a la hora reservada.

El conserje puede poner en cola a un usuario y seleccionar el tipo de cola preferido pulsando el botón + (parte superior derecha de la pantalla), que ofrece las cuatro opciones que acabamos de ejemplificar:

IN = Fila virtual
ST = Fila en el asiento
P = Prioridad
T = Fila programada

Tipo de usuario	¿En qué lista es el billete	Cómo entrar Inscripción permitida
Usuario inteligente que hizo cola virtualmente, sin elegir hora, con la app ufirst	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario inteligente programado para entrar a la vez a través de la app ufirst	Programado (código T)	Automáticamente a la hora elegida
Usuario que se alineó virtualmente con un mensaje de texto	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario puesto en cola manualmente por la aplicación Point Manager con número de teléfono o correo electrónico	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario que se ha puesto en cola manualmente desde la aplicación Point Manager sin número de teléfono ni correo electrónico (con nombre si está activo)	Pendiente (código ST)	Manualmente cuando se llama
Usuarios que se han puesto en cola manualmente desde la aplicación Point Manager y que han elegido una hora de entrada preestablecida.	Programado (código T)	Automáticamente a la hora elegida

Resumen

Cuando el conserje se encuentra a la entrada del establecimiento pueden producirse varias situaciones. Este resumen te permitirá identificarlos y gestionarlos con seguridad:

Persona en la cola (en cola virtual o programada), con App o Sms aún no en la cola "Autorizado a entrar"
Le invito a esperar la notificación "Usted es el siguiente" lejos de la entrada, sólo después de haberla recibido podrá llegar a la entrada y entrar.
Persona sin teléfono que quiere entrar en
Le pregunto su nombre, la registro como "sin teléfono" y la invito a unirse a la cola india in situ, especificando que no se trata de la cola real, sino sólo de la formada por las personas que se encuentran físicamente en el lugar.
Persona que tiene teléfono y quiere entrar en
Le sugiero que se descargue la aplicación ufirst para ponerse a la cola o bien la introduzco yo con su número de teléfono. Inmediatamente después le explico que recibirá 2 mensajes, el primero es un aviso de que se acerca su turno, mientras que el segundo, "Eres el siguiente", es la autorización real para entrar.
Persona que tiene un número en la lista Autorizado a entrar
Una persona que tenga uno de los números de la lista Autorizado a entrar, en la aplicación ufirst o en un mensaje de texto, puede entrar inmediatamente. Registra su entrada pulsando el botón verde y si Servir le da instrucciones sobre cómo comportarse una vez haya entrado. En caso de que no haya aforo suficiente, porque algunas personas se hayan marchado en los últimos minutos o haya llamado a demasiada gente por error, tendrá que retener a la gente en la entrada, registrarla y dejarla entrar en cuanto alguien abandone el recinto.
Persona cuya reserva ha caducado
Las reservas dejan de ser válidas si el usuario no llega a la entrada y se registra en un plazo razonable. En este caso, el número dejará de estar presente en la página Autorizado a entrar y el usuario tendrá que volver a hacer cola.