Experiencia de la Personal del punto

Personal del punto necesario

Para gestionar mejor la cola en la entrada de su establecimiento, hemos identificado dos papeles que su Personal del punto puede desempeñar para acoger mejor a sus usuarios:

el conserje: es el encargado de la cola, su tarea consistirá en llamar a los usuarios de la cola desde la aplicación ufirst Point Manager:
el encargado de las colas: se encarga de informar a los usuarios que llegan a la instalación sobre cómo hacer cola y de que reserven su sitio en la fila.

Si no es posible desplegar dos recursos, el conserje realizará ambas tareas.

Aplicación ufirst Point Manager

La página de gestión de entradas de la aplicación ufirst Point Manager muestra tres listas de reservas:

Autorizados a entrar:
Aloja los tickets de los usuarios que han sido llamados para acceder a las instalaciones.
Esta lista tiene dos fuentes:

Lista programada: los usuarios que hayan reservado a una hora preestablecida serán transferidos automáticamente a la hora preestablecida .
Lista de espera: los usuarios que se han puesto en cola a través de la aplicación Point Manager o que se han puesto en cola ellos mismos a distancia son transferidos manualmente por el conserje cuando hay oportunidad de dejarles entrar en la instalación.

En espera:
Contiene la lista de usuarios en cola pero aún no autorizados a entrar. El usuario en cola En espera deberá ser trasladado manualmente a Autorizados a entrar con el botón Llamar. El usuario será avisado mediante una notificación y se presentará en la entrada, mostrando su número. El conserje debe seleccionar al usuario de la lista y marcarlo como presente pulsando el botón verde de verificación. Opcionalmente, puede indicar el número de personas que han entrado con él, utilizando el contador correspondiente. Si el usuario no se presenta dentro del tiempo de tolerancia previsto, su ticket se eliminará automáticamente de la lista (la reserva del usuario seguirá siendo visible en su aplicación ufirst).

Programada:
Contiene la lista de usuarios que han reservado a una hora determinada, pero que aún no están autorizados a entrar. El usuario en la cola Programada pasará automáticamente a Autorizados a entrar a la hora establecida, y podrá presentarse en la conserjería mostrando su número para poder entrar. El conserje debe seleccionar al usuario de la lista y marcarlo como presente pulsando el botón verde de verificación. Opcionalmente, puede indicar el número de personas que han entrado con él, utilizando el contador correspondiente. Si el usuario no se presenta dentro del tiempo de tolerancia previsto, su ticket se cancelará automáticamente de la lista (la reserva del usuario seguirá siendo visible en su aplicación ufirst).

Reservar un lugar en la cola para las diferentes categorías de usuarios

Los usuarios pueden ponerse en cola a través de la aplicación ufirst Point Manager en cuatro tipos de archivo diferentes:

Cola virtual: usuarios que prefieren esperar su turno a distancia y que facilitan a la conserjería un número de teléfono o una dirección de correo electrónico en la que recibir el billete virtual y las notificaciones de aviso y llamada. Su código de ticket virtual irá precedido de IN (por ejemplo, el número IN11). Estos usuarios aparecerán en la lista de Espera y serán transferidos manualmente por el conserje a la lista de Autorizados a Entrar cuando sea su turno;

Fila Sul Posto: usuarios que no facilitan su número de teléfono al conserje y prefieren esperar su turno haciendo cola físicamente cerca de la entrada. Su código de entrada virtual irá precedido de ST (por ejemplo, el número ST12). Estos usuarios aparecerán en la lista de Espera y serán transferidos a la lista de Autorizados a entrar manualmente por el conserje. Recomendamos combinar este tipo de cola con el parámetro de reserva Nombre para no tener que recordar al usuario su número de serie y que el conserje pueda llamar a los usuarios en cola por su nombre cuando sea su turno. Si utiliza la aplicación ufirst Monitor , ¡el nombre también aparecerá en la pantalla!
Prioridad: usuarios que tienen derecho a un acceso prioritario a la instalación (por ejemplo, personas mayores, fuerzas del orden y personal sanitario). Estos usuarios aparecerán inmediatamente en la lista de Autorizados a entrar y su código de entrada virtual irá precedido de una P (por ejemplo, P1);
Fila Programada: usuarios que prefieren elegir una franja horaria para entrar en la instalación, si está disponible. Estos usuarios aparecerán en la lista Programados y su código de entrada virtual irá precedido de una T (por ejemplo, T4) y acompañado de la hora de entrada elegida (por ejemplo, 15:00). Estos usuarios pasarán automáticamente a la lista de Autorizados a entrar a la hora reservada.

El conserje puede poner en cola a un usuario y seleccionar el tipo de cola preferido pulsando el botón + (parte superior derecha de la pantalla), que ofrece las cuatro opciones que acabamos de ejemplificar:

IN = Fila virtual
ST = Fila en el lugar
P= Prioridad
T = Fila programada

Tipo de usuario	¿En qué lista es el billete	Cómo entrar Inscripción permitida
Usuario inteligente que hizo cola virtualmente, sin elegir hora, con la app ufirst	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario inteligente programado para entrar a la vez a través de la app ufirst	Programado (código T)	Automáticamente a la hora elegida
Usuario que se alineó virtualmente con un mensaje de texto	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario puesto en cola manualmente por la aplicación Point Manager con número de teléfono o correo electrónico	Pendiente (código IN)	Manualmente cuando se llama
Usuario que se ha puesto en cola manualmente desde la aplicación Point Manager sin número de teléfono ni correo electrónico (con nombre si está activo)	Pendiente (código ST)	Manualmente cuando se llama
Usuarios que se han puesto en cola manualmente desde la aplicación Point Manager y que han elegido una hora de entrada preestablecida.	Programado (código T)	Automáticamente a la hora elegida

Resumen

Cuando el conserje se encuentra a la entrada del establecimiento pueden producirse varias situaciones. Este resumen te permitirá identificarlos y gestionarlos con seguridad:

Persona en cola (en fila virtual o programada), con aplicación o SMS, que aún no se encuentra en la fila «Autorizados para entrar»
Le invitamos a esperar la notificación «Usted es el siguiente» lejos de la entrada. Solo después de recibirla podrá acercarse a la entrada y entrar.
Persona sin teléfono que quiere entrar
Le pido su nombre, la registro como «Sin teléfono» y la invito a unirse a la cola india presente en el lugar, especificando que esa no es la cola real, sino solo la formada por las personas que se encuentran físicamente en el lugar.
Persona que tiene un teléfono y quiere entrar
Le sugiero que descargue la aplicación ufirst para ponerse en la cola o, alternativamente, la incluyo con el número de teléfono. Inmediatamente después, le explico que recibirá dos mensajes: el primero es un aviso de que se acerca su turno, mientras que el segundo, «Usted es el siguiente», es la autorización efectiva para entrar.
Persona que tiene un número presente en la lista Autorizados a entrar
Quienes tengan uno de los números que figuran en la lista Autorizados a entrar, en la aplicación ufirst o en un SMS, pueden entrar inmediatamente. Registra su entrada pulsando el botón verde y Servir instrucciones Servir sobre cómo comportarse una vez dentro. En caso de que no haya suficiente aforamiento, porque pocas personas han salido en los últimos minutos o has llamado a demasiadas personas por error, deberás retener a las personas en la entrada, registrarlas y luego dejarlas entrar tan pronto como alguien salga del local.
Persona cuya reserva ha caducado
Las reservas dejan de ser válidas si el usuario no llega a la entrada y se registra en un plazo razonable. En este caso, el número ya no aparecerá en la página de la fila Autorizados para entrar y el usuario deberá volver a hacer cola.